Erfahrung mit fuehrenden Tools
Diese Probleme hören wir täglich von KMU und Mittelständlern
Meine Mitarbeiter verbringen jeden Tag Stunden mit dem Abtippen von Daten zwischen Systemen.
Rechnungen und Angebote werden manuell erstellt – obwohl die Daten schon im CRM liegen.
Wir wissen nicht, welche Prozesse wir zuerst angehen sollen – und wer das umsetzen soll.
Wir haben schon Zapier oder Make ausprobiert, aber es läuft nicht zuverlässig.
DATEV, Lexware, unsere Branchensoftware – alles läuft separat, kein System spricht mit dem anderen.
Backoffice-Aufgaben fressen Zeit, die wir für Kunden brauchen würden.
Typische Ergebnisse aus der Praxis – keine Hochglanz-Versprechen.
Von Auftragsabwicklung bis Hausverwaltung – diese Prozesse automatisieren KMU heute mit Make, n8n, Power Automate oder RPA.
Von der Bestellung bis zur Rechnung: Auftragsdaten fließen automatisch von Ihrem CRM in die Buchhaltung – ohne manuelle Dateneingabe. Typisches Make- oder n8n-Szenario.
Eingangsrechnungen per E-Mail empfangen, per OCR auslesen, automatisch kategorisieren und zur Freigabe weiterleiten – dann direkt nach DATEV oder Lexware buchen.
Neue Anfragen aus Website, E-Mail oder Telefon landen automatisch als qualifizierter Lead im CRM. Follow-up-E-Mails und Wiedervorlage starten von selbst.
Aufgaben, Projekte und Kundendaten in Notion automatisch befüllen, verschieben und benachrichtigen – verbunden mit Ihrem E-Mail-Postfach und Kalender.
Mieterkommunikation, Wartungsanfragen und Nebenkostenabrechnungen automatisiert verwalten. Weniger Papierkram, mehr Überblick.
Formulare in SharePoint, Genehmigungen per Teams, automatische Excel-Reports – alles ohne Entwickler, direkt in Ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung.
Kostenlos • Keine Anmeldung erforderlich • Sofort umsetzbar
5 Fragen, 2 Minuten – erfahren Sie, wie viel Zeit Sie sparen können
Wir sind tool-agnostisch – aber wir kennen jedes dieser Werkzeuge in- und auswendig.
Microsoft-365-Umgebungen, Genehmigungsworkflows
DSGVO-kritisch, self-hosted, technische Teams
Legacy-Systeme ohne API, SAP-Automatisierung
Komplexe Multi-Step-Workflows, Datentransformation
Schnelle 2-App-Verbindungen, einfache Trigger
Team-Wikis, Projektmanagement, CRM-Ersatz
Vertrieb, Marketing, CRM in einem
Buchhaltung, Belegverarbeitung, Steuerkanzleien
| Kriterium | Power Automate | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|---|
| Preis | Im M365 inkl. | Open Source/ab 20$ | Ab 9$ | Ab 0$ |
| DSGVO | EU-konform | Self-hosted → max. Kontrolle | EU-Server möglich | US-Server |
| Komplexität | Mittel | Hoch | Mittel | Niedrig |
| Best für | Microsoft-Shops | Tech-Teams, Datenschutz | KMU, Multi-Step | Einfache Flows |
| Stärke | SharePoint, Teams, Excel | API, self-hosted | Daten-Transformation | Einfachste UX |
Nicht sicher? Im Assessment empfehlen wir das passende Tool für Ihre Situation.
Viele Begriffe, ein Ziel: Ihr Unternehmen effizienter machen. Hier ist der Unterschied.
Software-Roboter imitieren Klicks. UiPath, Power Automate Desktop.
Beste Wahl für:
Legacy-Systeme ohne API
Apps via API verbinden. Make, n8n, Zapier, Power Automate (Cloud).
Beste Wahl für:
80% der KMU-Fälle
Methodik: erst analysieren (BPMN, Prozesslandkarte, Flowchart), dann automatisieren.
Beste Wahl für:
Komplexe End-to-End-Prozesse
Bevor man automatisiert, muss man den Prozess verstehen. Tools: Flowchart-Erstellung (online), BPMN-Diagramm, Swimlane, Prozesslandkarte.
💡 Die erfolgreichsten KMU-Projekte kombinieren alle drei: BPM-Methodik für die Analyse, Workflow-Automation für die schnellen Wins, RPA nur wo unvermeidbar.
Bevor ein Prozess automatisiert wird, muss er sauber dokumentiert sein. Diese Methoden setzen wir ein:
Visualisiert einen Ablauf als Kette von Schritten mit Entscheidungspunkten – ideal um einfache Prozesse schnell verständlich darzustellen.
Standardisierte Notation mit definierten Symbolen, die auch komplexe Geschäftsprozesse mit Verantwortlichkeiten und Ausnahmen exakt abbilden kann.
Erweitert den Flowchart um Zuständigkeitsbahnen, sodass sofort klar wird, wer welchen Schritt im Prozess übernimmt.
Zeigt alle Geschäftsprozesse in der Übersicht – Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse – um Zusammenhänge und Prioritäten zu erkennen.
Beschreibt die zeitliche Reihenfolge einzelner Arbeitsschritte, oft mit Ein- und Ausgaben, um Engpässe und Redundanzen sichtbar zu machen.
Bildet einen automatisierbaren Arbeitsfluss ab und zeigt, welche Systeme, Daten und Trigger beteiligt sind.
Berechnen Sie Ihr persönliches Automatisierungspotenzial in 30 Sekunden.
Berechnen Sie Ihr persönliches Einsparpotenzial
Hinweis: Diese Berechnung basiert auf Erfahrungswerten aus über 100 Automatisierungsprojekten. Der tatsächliche Wert hängt von Ihren spezifischen Prozessen ab.
Typische Ergebnisse, die wir bei deutschen KMU und Mittelstandsunternehmen sehen. Ihr Potenzial ermitteln wir im kostenlosen Assessment.
Produktion & Maschinenbau
Einkaufsprozesse und Order-to-Cash Prozesse
Typische Reduktion manueller Dateneingabe um 60-70%
Financial Services
Service-Level-Management bei Banken
SLA-Einhaltung von <95% auf >99% steigerbar
Mittelstand Produktion
Order-to-Cash Prozesse im Maschinenbau
Durchlaufzeiten um 40-60% reduzierbar
KMU Handwerk
Verwaltungsprozesse in Handwerksbetrieben
10-20h/Woche Zeitersparnis realistisch
Dienstleister & Verwaltung
Backoffice automatisieren: Rechnungseingang, Mahnwesen und Kundenkommunikation
8-12h/Woche weniger Verwaltungsaufwand
Ergebnisse basieren auf bewährten Prozessoptimierungs-Methoden und Branchendaten. Ihr konkretes Potenzial ermitteln wir im Assessment.
Tools sind austauschbar – systematisches Denken nicht.
Gegründet in München, fokussiert auf den deutschsprachigen Mittelstand. Unser Ansatz: Erst verstehen, dann automatisieren.
Strukturierte Prozessanalyse, Stakeholder-Interviews, Identifikation von Quick Wins und strategischen Potenzialen.
Quantifizierung des ROI, Priorisierung nach Impact/Effort, Erstellung einer phasierten Umsetzungs-Roadmap.
Tool-agnostische Lösungsarchitektur, Auswahl der optimalen Technologie-Kombination, Schnittstellendesign.
Agile Umsetzung in Sprints, kontinuierliches Testing, Schulung Ihrer Key User.
Übergabe in den Regelbetrieb, KPI-Monitoring, kontinuierliche Optimierung, Change Management.
Über 50 Branchenbeispiele für Handwerk, Gesundheit, Dienstleister und mehr
Ihre Branche nicht dabei? Sprechen Sie uns an – wir entwickeln auch individuelle Lösungen.
Zwei Wege, um mit der Automatisierung Ihres Unternehmens zu starten:
30 Minuten, kein Verkaufsdruck. Wir analysieren Ihre Prozesse.
50+ kostenlose Vorlagen – sofort umsetzbar, keine Anmeldung.
→ Zum Automation ShowroomTransparente Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Automatisierung
Weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch →