"Lohnt sich das?" – Diese Frage steht am Anfang jedes Automatisierungsprojekts. Und sie lässt sich mit einer sauberen ROI-Berechnung beantworten.
Der Return on Investment (ROI) zeigt, wie viel Sie durch eine Investition zurückbekommen. Bei Automatisierung bedeutet das: Wie viel Zeit und Geld sparen Sie im Vergleich zu den Kosten?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den ROI Ihrer Automatisierungsprojekte **vor der Umsetzung berechnen** (um zu entscheiden, ob es sich lohnt) und **nach der Umsetzung messen** (um den Erfolg zu verifizieren).
Die Grundformel
Die ROI-Formel für Automatisierung:
**ROI = (Nutzen - Kosten) / Kosten × 100%**
Oder in Zahlen:
- Sie sparen 1.000€/Monat durch Automatisierung
- Die Automatisierung kostet 200€/Monat
- ROI = (1.000€ - 200€) / 200€ × 100% = **400%**
Das bedeutet: Für jeden investierten Euro bekommen Sie 4 Euro zurück.
Amortisationszeit
Neben dem ROI ist die Amortisationszeit wichtig – wie lange dauert es, bis sich die Investition bezahlt gemacht hat?
**Amortisationszeit = Initialkosten / monatliche Ersparnis**
Beispiel:
- Einmalige Einrichtungskosten: 3.000€
- Monatliche Ersparnis: 1.500€
- Amortisationszeit = 3.000€ / 1.500€ = **2 Monate**
Nutzen quantifizieren
Der schwierigste Teil: Den Nutzen in Euro-Beträge übersetzen. Hier die wichtigsten Kategorien:
1. Zeitersparnis (direkt)
**Formel:** Gesparte Stunden × Stundensatz
Beispiel Angebotserstellung:
- Vorher: 3h pro Angebot
- Nachher: 30min pro Angebot
- Ersparnis: 2,5h pro Angebot
- Bei 10 Angeboten/Woche: 25h/Woche gespart
- Bei 60€/h: **1.500€/Woche = 6.000€/Monat**
**Wichtig:** Verwenden Sie den *tatsächlichen* Stundensatz (inkl. Arbeitgeberanteil), nicht nur das Bruttogehalt.
2. Fehlerreduktion
**Formel:** Anzahl Fehler × Kosten pro Fehler × Reduktionsrate
Beispiel Rechnungsfehler:
- Durchschnittlich 5 Fehler/Monat
- Korrekturaufwand: 2h pro Fehler = 10h/Monat
- Mit Automatisierung: 90% weniger Fehler
- Ersparnis: 9h/Monat × 60€ = **540€/Monat**
3. Schnellere Durchlaufzeiten
**Formel:** Reduktion Kapitalbindung + Kundeneffekte
Beispiel schnellere Rechnungsstellung:
- Vorher: Rechnung nach 14 Tagen
- Nachher: Rechnung am selben Tag
- Schnellerer Zahlungseingang: 10 Tage früher
- Bei 50.000€ offenen Rechnungen: Liquiditätsvorteil
Plus: Schnellere Angebote = weniger verlorene Aufträge an schnellere Wettbewerber.
4. Skalierbarkeit
**Formel:** Vermiedene Personalkosten bei Wachstum
Beispiel:
- Aktuell: 100 Aufträge/Monat, 1 Bürokraft
- Wachstumsziel: 200 Aufträge/Monat
- Ohne Automatisierung: 2. Bürokraft nötig (3.500€/Monat)
- Mit Automatisierung: Gleiche Bürokraft schafft 200 Aufträge
- **Vermiedene Kosten: 3.500€/Monat**
Kosten erfassen
Bei den Kosten müssen Sie alle Faktoren berücksichtigen:
Direkte Kosten
- **Software-Lizenzen:** Monatliche oder jährliche Gebühren
- **Einrichtungskosten:** Externe Beratung, Implementierung
- **Integration:** Anbindung an bestehende Systeme
- **Schulung:** Zeit für Training der Mitarbeiter
Indirekte Kosten
- **Interne Zeit:** Ihre eigene Zeit für Koordination
- **Umstellungsaufwand:** Parallelbetrieb während der Einführung
- **Opportunitätskosten:** Was hätten Sie in der Zeit sonst gemacht?
Laufende Kosten
- **Wartung & Updates:** Software-Pflege
- **Support:** Externe Hilfe bei Problemen
- **Weiterentwicklung:** Anpassungen an neue Anforderungen
Praxisbeispiel: Handwerksbetrieb
Ein Elektrikerbetrieb mit 8 Mitarbeitern möchte seine Angebotserstellung automatisieren.
**Ist-Zustand:**
- 15 Angebote pro Woche
- Durchschnittlich 2,5h pro Angebot
- Gesamt: 37,5h/Woche für Angebote
- Verantwortlich: Meister (Stundensatz intern: 75€)
**Soll-Zustand mit Automatisierung:**
- 30 Minuten pro Angebot
- Gesamt: 7,5h/Woche für Angebote
- Ersparnis: **30h/Woche = 120h/Monat**
**Nutzen:**
- 120h × 75€ = **9.000€/Monat**
**Kosten:**
- Software: 150€/Monat
- Einrichtung (einmalig): 4.000€
- Schulung: 500€ (einmalig)
- Laufender Support: 100€/Monat
**ROI-Berechnung:**
- Monatlicher Nutzen: 9.000€
- Monatliche Kosten: 250€
- Monatlicher Gewinn: 8.750€
- ROI: (8.750€ / 250€) × 100% = **3.500%**
**Amortisationszeit:**
- Initialkosten: 4.500€
- Monatlicher Gewinn: 8.750€
- Amortisation: **16 Tage**
Typische Fehler bei der ROI-Berechnung
Vermeiden Sie diese häufigen Fallstricke:
1. Zu optimistische Zeitschätzungen
**Fehler:** "Das dauert bestimmt 5 Stunden" – ohne zu messen.
**Lösung:** Messen Sie die tatsächliche Zeit mit einer Stoppuhr. Oft ist die Realität anders als die Wahrnehmung.
2. Versteckte Kosten ignorieren
**Fehler:** Nur Software-Lizenz berechnen, aber Einrichtung und Schulung vergessen.
**Lösung:** Alle Kostenfaktoren auflisten, auch die "kleinen" Posten.
3. Einmaleffekte als dauerhaft annehmen
**Fehler:** Im ersten Monat 20h gespart → "Wir sparen 240h/Jahr!"
**Lösung:** Den Durchschnitt über mehrere Monate messen. Anfangseuphorie verfälscht oft.
4. Qualitative Vorteile ignorieren
**Fehler:** Nur Zeitersparnis messen, aber zufriedenere Kunden ignorieren.
**Lösung:** Auch "weiche" Faktoren dokumentieren: weniger Stress, bessere Kundenbewertungen, höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Nach der Umsetzung: Erfolg messen
Der Business Case ist nur der Anfang. Nach der Implementierung müssen Sie den tatsächlichen Erfolg messen:
Vorher-Nachher-Vergleich
- Dokumentieren Sie den Ist-Zustand **vor** der Automatisierung
- Messen Sie dieselben KPIs **nach** der Automatisierung
- Zeitraum: Mindestens 3 Monate für belastbare Zahlen
Dashboard einrichten
Tracken Sie kontinuierlich:
- Anzahl automatisierter Vorgänge
- Durchlaufzeiten (vorher/nachher)
- Fehlerquoten
- Mitarbeiter-Feedback
Quartalsreview
Alle 3 Monate:
- Business Case vs. Realität vergleichen
- Abweichungen analysieren
- Optimierungspotenzial identifizieren
- Entscheidung: Erweitern oder Anpassen?
Fazit
Eine saubere ROI-Berechnung ist keine Raketenwissenschaft – aber sie erfordert Sorgfalt und ehrliche Zahlen. Der Aufwand lohnt sich: Sie treffen bessere Entscheidungen, können Projekte intern besser verkaufen, und haben nach der Umsetzung einen klaren Maßstab für den Erfolg.
**Faustregel:** Ein gutes Automatisierungsprojekt hat einen ROI von mindestens 300% und amortisiert sich innerhalb von 6 Monaten. Alles darüber ist hervorragend.
**Ihr nächster Schritt:** Wählen Sie einen Prozess in Ihrem Unternehmen und messen Sie eine Woche lang, wie viel Zeit er tatsächlich kostet. Das ist die Basis für Ihren ersten Business Case.