Wie eine Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern die Mandantenkommunikation automatisierte und den Belegprozess digitalisierte.
Eine mittelständische Steuerkanzlei mit 3 Steuerberatern und 9 Mitarbeitern war überfordert von der Flut an Mandantenanfragen. "Wo steht meine Steuererklärung?", "Haben Sie meine Belege erhalten?", "Wann ist die Frist?" – diese Fragen kosteten täglich Stunden.
Der Kern der Lösung: Mandanten sollen selbst sehen können, wo ihre Unterlagen stehen – ohne anrufen zu müssen. Dazu ein zentraler digitaler Belegeingang.
Einrichtung eines Mandantenportals für Belegupload. Eine E-Mail-Adresse pro Mandant, die automatisch in die richtige Akte sortiert. Eingangsbestätigung automatisch per E-Mail.
Jeder Mandantenauftrag durchläuft definierte Status: Eingegangen → In Bearbeitung → Rückfrage → Fertig → Versendet. Bei Statusänderung automatische E-Mail an Mandanten.
Fristen werden aus DATEV importiert und automatisch überwacht. 4 Wochen vorher: Erinnerung an Mandant. 2 Wochen vorher: Eskalation intern. Keine Frist wird mehr vergessen.
Online-Terminbuchung für Erstgespräche und Besprechungen. Mandanten wählen Steuerberater und Thema, sehen freie Termine. Zusätzlich: Automatisierte Antworten auf häufige Fragen.
Statusanfragen
E-Mails pro Mitarbeiter
Verpasste Fristen
Wartezeit Erstgespräch
Beleg-Suchzeit
Mandantenzufriedenheit (NPS)
Die Kanzlei hat ihre Kapazität effektiv verdoppelt, ohne neue Mitarbeiter einzustellen. Mandanten loben die Transparenz, Mitarbeiter schätzen das fokussierte Arbeiten. Die Steuerberater können sich auf fachliche Arbeit konzentrieren statt auf Statusfragen.
Mandanten wollen Transparenz, nicht ständigen Kontakt – das Portal erfüllt dieses Bedürfnis
Die automatische Eingangsbestätigung eliminiert 80% der "Haben Sie bekommen?"-Fragen
Ältere Mandanten brauchten telefonische Einweisung, nutzen das Portal aber gerne
Interne Prozesse mussten zuerst standardisiert werden, bevor Automatisierung möglich war
Die Fristenverwaltung hat vermutlich teure Berufshaftpflichtfälle verhindert
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